Le mois dernier nous avons abordé ensemble les 3 premières étapes de la définition du projet de votre site internet : l'audit préalable (étude des besoins), le rapport de synthèse de l'audit (livrable) et le cahier des charges fonctionnel (livrable). Il en reste donc 2, le Plan de Maintenance du site et le Plan Projet.
Je vous propose, ce mois-ci, d'aborder avec vous le plan de maintenance du site internet, 4ème étape du processus de définition du projet. Le plan de maintenance est un document (livrable) qui permet de déterminer qui fait quoi, quand, comment et avec quelles ressources. C'est un tableau de bord important, autant pour le prestataire externe (s'il y en a un) que pour les ressources en interne, et qui sera intégré par la suite dans le Plan Projet (livrable).
Il peut revêtir plusieurs formes, avoir des contenus différents et/ou adaptés selon le type de projet que l'on souhaite mettre en place. Je vous propose le tableau de bord type que j'applique pour les projets de sites que j'encadre (vous pourrez télécharger le document PDF à la fin de cet article). C'est un document relativement court mais précis qui s'articule autour de 5 axes :
- Les mises à jour du site
- Les contributeurs pour le contenu du site
- Les méthodes et moyens de contribution et de mises à jour
- Les audits qualités
- L'équipe technique
Les mises à jour du site web
Cette partie définit, de manière générale, quelles sections de votre site web seront à mettre à jour et selon quelle(s) fréquence(s). Il est important d'avoir bien en tête chaque rubrique potentiellement identifiée pour renseigner cette partie. Au final, nous obtiendrons un tableau qui récapitulera pour chaque section la fréquence de mise à jour détaillée : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle, semestrielle et annuelle.
Les contributeurs pour le contenu du site web
Il est évident que, pour qu'un site vive et retienne l'attention des moteurs de recherche par son caractère de fraîcheur (renouvellement du contenu), il faut lui allouer des ressources en matière de mises à jour et de maintenance. Avant d'entrer dans le détail des procédés de mises à jour, il est impératif de cadrer l'équipe éditoriale et de définir les rôles de chacun, le temps passé (car le temps c'est de l'argent) et le degré de responsabilité des mises à jour.
Les méthodes de contribution et de mises à jour du site web
Cette partie est scindée en 4 sections distinctes :
La manière dont le site web sera mis à jour (éditeur HTML, éditeur WYSIWYG, outil CMS…) : il n'est pas rare de voir des sites internet combinant plusieurs outils de mises à jour (pour des rubriques bien spécifiques). Par exemple, on peut utiliser un éditeur HTML classique pour la partie institutionnelle du site (c'est celle, en général, qui requiert le moins de mises à jour), un outil CMS (SPIP, par exemple) pour une rubrique de publication d'articles, un outil dédié blog (Wordpress, Dotclear, Typepad...) pour la partie blog… D'autres sites web sont intégralement conçus avec un seul et même éditeur, soit HTML, soit CMS ou autre. Dans le cas d'une multiplication d'outils, veillez à cadrer intelligemment les interactions probables entre eux.
Les besoins en ressources complémentaires : Il se peut qu'en fonction de votre projet et de qui fait quoi, vos collaborateurs aient recours à de la formation et/ou des logiciels spécifiques. Il est vital d'identifier ces besoins au préalable, pour ne pas perdre de temps, donc de l'argent, une fois votre site lancé.
Les processus automatisés : que ce soit pour la programmation de mises à jour ou toute autre fonctionnalité nécessitant une automatisation, il est nécessaire d'identifier les pages sujettes à ce type de modification et le processus employé.
Les mises à jour pour l'optimisation du référencement : qu'il s'agisse de ressources internes ou externes, vous devrez intégrer un pôle référencement naturel dans votre projet. Il vous sera nécessaire de définir qui sera chargé d'appliquer les directives d'optimisation, les mises à jour (éditoriales et codage) et de définir vos besoins internes en formation éventuelle (pour un référencement sain et pérenne). Au besoin, si vous devez avoir recours à des logiciels d'aide au référencement (SeeUrank par exemple) en interne, assurez-vous que vos collaborateurs en aient une maîtrise parfaite.
Audits Qualité
Comme pour toute démarche, vous devez être capable d'analyser, mesurer et adapter vos actions. Tout au long de la vie de votre site internet, vous devrez vous assurer de son bon fonctionnement.
- Vous devrez définir qui sera chargé d'auditer votre site sur une base minimale annuelle (il pourra y avoir plusieurs responsables) sur la sécurité de votre site, le respect de la vie privée, les liens brisés, l'accessibilité, la validation XHTML et CSS, et l'application des directives du site : respect des templates utilisés, le respect de la marque, le respect des standards visuels, les conventions de nommage, la structure du site…
- Vous nommerez le responsable chargé de valider les changements d'apparence de votre site web à mesure qu'il grandit
- Vous déterminerez la fréquence d'insertion de nouvelles rubriques
- Et déterminerez si ces nouvelles rubriques utiliseront les mêmes templates que le reste du site ou nécessiteront un nouveau design
L'équipe Technique
Enfin, la dernière section met l'accent sur l'équipe technique chargée des mises à jour du design du site web, de la mise en page éditoriale, des diverses fonctionnalités (espace membres, gestion e-commerciale, moteur de recherche interne…) et du codage. Vous devrez également identifier les besoins de vos ressources et les champs d'expertise technique requis pour la maintenance. Et pour finir, qui sera responsable des mises à jour graphiques du site (création de logos, retouches images/photos, insertions…).
En Conclusion
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